Elke subsidieronde brengt dezelfde uitdaging met zich mee: tientallen tot honderden aanvragen die beoordeeld, gerangschikt en toegewezen moeten worden. Bij veel gemeenten is dat nog steeds een handmatig proces van spreadsheets, e-mails en vergaderingen. Het resultaat? Weken doorlooptijd en een foutgevoelig proces.
Het probleem met handmatige subsidierondes
Een typische subsidieronde bij een middelgrote gemeente: aanvragen komen binnen via e-mail of webformulier, worden handmatig ingevoerd in een spreadsheet, beoordeeld door medewerkers en voorgelegd aan een commissie. Elke stap kost tijd, elke overdracht is een potentieel foutmoment.
Bij een gemeente met 200 aanvragen per ronde en een doorlooptijd van zes weken, zijn gemiddeld drie tot vier medewerkers parttime bezig met het proces.
Eerlijke subsidieverdeling in de praktijk: een handleiding voor overheden
Wat automatisering verandert
Met een digitaal lotingssysteem verandert het proces fundamenteel. Aanvragen komen binnen via een gestructureerd formulier, worden automatisch gevalideerd op toelatingscriteria en gaan de loting in. Het systeem voert de loting uit, genereert resultaten en stuurt automatisch berichten. Wat voorheen zes weken kostte, is nu in zes minuten afgerond.
De winst zit in het elimineren van handmatige stappen die geen inhoudelijke waarde toevoegen.
“We dachten dat we minimaal twee weken nodig hadden voor de loting. Het systeem deed het in een paar minuten. De rest van de tijd besteden we nu aan echt contact met onze aanvragers.”
Een praktijkvoorbeeld
Een gemeente in de Randstad automatiseerde de subsidieverdeling voor culturele activiteiten. De doorlooptijd ging van 42 werkdagen naar een halve dag, inclusief handmatige controle. De vrijgekomen tijd werd ingezet voor inhoudelijk contact met aanvragers en beleidsverbetering.
De terugverdientijd
Gemeenten die overstappen zien de investering doorgaans binnen twee subsidierondes terugverdiend. De besparing zit in minder ambtelijke uren, lagere commissiekosten, minder bezwaarschriften en een snellere doorlooptijd. Bovendien vergroot een sneller, eerlijker proces het vertrouwen van aanvragers in de gemeente.
