Steeds meer overheden en fondsen krijgen te maken met overintekening op subsidieregelingen. Wanneer het beschikbare budget niet toereikend is voor alle aanvragen die aan de voorwaarden voldoen, biedt loting een eerlijke en transparante oplossing. Maar hoe richt je zo’n proces goed in? En hoe voorkom je bezwaren achteraf?
Waarom kiezen organisaties voor subsidieloting?
Bij een subsidieregeling met een budgetplafond kan het voorkomen dat er meer geldige aanvragen binnenkomen dan er gehonoreerd kunnen worden. In dat geval moet er een verdeelmechanisme komen. Loting is daarbij een van de meest eerlijke methoden: elke aanvrager die aan de voorwaarden voldoet, maakt evenveel kans.
Dit principe wordt al breed toegepast. Van cultuursubsidies en innovatieregelingen tot verduurzamingsfondsen en zorgprogramma’s, loting zorgt ervoor dat niet de snelste of de
best genetwerkte aanvrager wint, maar dat het toeval eerlijk beslist.
Eerlijke subsidieverdeling in de praktijk: een handleiding voor overheden
De risico's van handmatige loting
Veel organisaties voeren lotingen nog handmatig uit, met Excel, formulieren of zelfs pen en papier. Dit brengt serieuze risico’s met zich mee.
Ten eerste: menselijke fouten. Een verkeerd overgenomen aanvraagnummer of een fout in een formule kan leiden tot een onjuiste toewijzing. Ten tweede: gebrek aan transparantie. Als het proces niet reproduceerbaar is, ontstaat er wantrouwen bij afgewezen aanvragers. En ten derde: doorlooptijd. Handmatige verwerking kan weken duren, terwijl aanvragers op een antwoord wachten.
Het gevolg? Bezwaarprocedures, reputatieschade en hoge administratieve lasten. Bij een landelijk fonds dat jaarlijks honderden subsidieaanvragen verwerkt, leidde handmatige loting tot tientallen bezwaren per ronde. Na de overstap naar geautomatiseerde loting daalde dat aantal naar vrijwel nul.
“Sinds we onze subsidieloting automatiseren, is het aantal bezwaren met meer dan 90% gedaald. Elke stap is controleerbaar en we kunnen bij vragen exact aantonen hoe de toewijzing tot stand is gekomen.”
Waar moet u op letten bij het inrichten van een subsidieloting?
Een goed ingericht lotingsproces voldoet aan drie pijlers:
1. Juridisch kader: Zorg dat de loting past binnen de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dat betekent: zorgvuldige voorbereiding, heldere motivering van besluiten en een
bezwaarmogelijkheid voor afgewezen aanvragers.
2. Privacy (AVG): Aanvragers delen persoons- en bedrijfsgegevens. Die moeten versleuteld worden opgeslagen en mogen alleen worden verwerkt voor het beoogde doel.
Privacy-by-design is geen luxe maar een vereiste.
3. Transparantie en reproduceerbaarheid: Gebruik een systeem dat cryptografisch beveiligde randomisatie toepast. Dat betekent dat de loting achteraf exact kan worden nagespeeld
en gecontroleerd door een onafhankelijke partij.
Met LMS.nl zijn deze drie pijlers standaard ingebouwd. Van aanmelding tot resultaatcommunicatie verloopt het volledige proces geautomatiseerd, controleerbaar en AVG-proof.
