Handmatige subsidieverdeling lijkt goedkoop. U heeft Excel, een paar medewerkers en een commissie. Geen licentiekosten, geen implementatieproject. Maar de werkelijke kosten zitten niet in de software. Ze zitten in de uren, de fouten, de bezwaarschriften en het verlies aan vertrouwen.
De zichtbare kosten: uren en vergaderingen
Bij een gemiddelde subsidieronde met 150 aanvragen besteedt een beleidsmedewerker al snel 80 tot 120 uur aan het proces. Tel daar de uren van commissieleden bij op, de vergadertijd en de naverwerking, en u zit al snel op 200+ ambtelijke uren per ronde.
Bij een intern uurtarief van 85 euro komt dat neer op meer dan 17.000 euro per subsidieronde. Voor een gemeente die vier rondes per jaar draait, is dat bijna 70.000 euro aan directe personeelskosten.
Eerlijke subsidieverdeling in de praktijk: een handleiding voor overheden
De onzichtbare kosten: fouten en bezwaren
Handmatige processen zijn foutgevoelig. Een verkeerd overgetypt bedrag, een aanvraag die per ongeluk wordt overgeslagen, een commissielid dat de verkeerde versie van de spreadsheet beoordeelt. Elke fout kan leiden tot een bezwaarschrift.
De afhandeling van een bezwaarschrift kost een gemeente gemiddeld 2.500 tot 5.000 euro aan ambtelijke uren en juridische bijstand. Bij complexe zaken kan dat oplopen tot 15.000 euro of meer.
“Vorig jaar kostte één bezwaarprocedure ons meer dan de jaarlijkse licentie van een digitaal lotingssysteem zou kosten.”
De opportuniteitskosten: wat had u anders kunnen doen?
De 200 uren die medewerkers besteden aan handmatige subsidieverdeling zijn uren die ze niet besteden aan inhoudelijk beleidswerk. Aan contact met aanvragers, evaluatie van gesubsidieerde projecten of het ontwikkelen van nieuw beleid.
De vrijgekomen capaciteit na automatisering is misschien wel de grootste winst. Medewerkers kunnen zich richten op werk dat daadwerkelijk waarde toevoegt in plaats van op administratieve handelingen.
De business case voor automatisering
Wanneer u de directe kosten, de foutgerelateerde kosten en de opportuniteitskosten bij elkaar optelt, is de business case voor digitale loting snel gemaakt. De meeste gemeenten zien de investering binnen twee rondes terugverdiend. En dat is exclusief de waarde van minder bezwaren, meer vertrouwen en betere beleidsresultaten.
